Mejorar la productividad: estas son las mejores estrategias de administración del tiempo

Entre las tareas más importantes que lleva a cabo una organización se encuentra la administración del tiempo. Más de una vez escuchamos que el tiempo es dinero, ¿no?

Todo proyecto, sea corporativo o personal, se planifica en el tiempo. Cada una de sus etapas demandan un periodo para llevarse a cabo y eso equivale a un costo. Entonces, podemos decir rápidamente que hacer valer el tiempo es reducir costos.

Sin embargo, no hay que ser simplistas al momento de aprovechar ese preciado recurso. No se trata únicamente de hacer más en menos tiempo, sino de optimizar la productividad en general.

Suele cometerse el error de creer que basta con cumplir metas antes de lo que se debería. Es decir, se lo confunde con ser rápido. Pero lo cierto es que cuando sucede eso es muy probable que se salten puntos valiosos como la calidad del trabajo. 

Tareas hechas rápido, pero mal, conllevan a rehacer. Rehacer significa una pérdida de tiempo y dinero. ¡Ni hablar de la frustración de tus empleados o de tus clientes!

Es sabido que los errores de este tipo repercuten negativamente a la hora de generar clientes y mantenerlos. Por eso te traemos estas ideas orientadas a ayudarte a ser lo más íntegramente eficiente.

El tiempo es un recurso valiosísimo para tener en cuenta en tu organización. De hacerlo, vas a sumar en eficiencia, confianza, e imagen, mientras reducís los costos.

Ahora bien, esto no es simple ni se hace de la noche a la mañana. Hace años se vienen desarrollando diferentes estrategias para optimizar la administración del tiempo de manera correcta. 

Te traemos las principales nociones en esta nota para que lo hagas como un profesional. No dudamos de que rápidamente vas a poder incorporarlas a tu proyecto para sacarle provecho.

¿Qué es la administración del tiempo?

Hablando técnicamente, la administración del tiempo es un conjunto de prácticas que desarrollan las empresas para optimizar la producción. Para ello se aplican métodos que atraviesan el desarrollo de la jornada laboral por completo.

No sólo aplica para empresas de gran tamaño o establecidas. Si estás empezando con tu emprendimiento, ¿qué mejor que arrancar con el pie derecho? Directamente planificá utilizando la correcta administración del tiempo.

No es una receta estricta y se adapta a cualquier tipo de ámbito de trabajo. Incluso vas a poder decidir entre algunos métodos de los que te vamos a contar en detalle. 

Vas a poder darle un tiempo estipulado a cada tarea que se desarrolle en tu proyecto. La clave está en saber administrar los cortes. Encontrarás así el horario y la duración adecuada de la jornada laboral completa.

Lo principal a considerar antes de activar cualquiera de ellos es la duración óptima de los procesos que se desarrollan. Cada empresa va a encontrar la que más le convenga dependiendo su rubro, y cuál sea su impronta de trabajo.

¿Por qué se usa?

No es en sí una obligación, pero ¿para qué hacer las cosas como inexpertos o perdiendo dinero? La oportunidad de obtener los resultados profesionales que buscás dependen, en gran medida, de tu decisión.

Sabemos que tu proyecto te tiene entusiasmado y estás ansioso por ponerlo en marcha. Nadie quiere demorar el inicio incorporando tareas cuando cree que es el momento de darle para adelante ¡Pero tomalo como parte del proceso!

Quizás al principio sientas que no es necesario, pero cuando tu negocio empiece a crecer vas a necesitar revisar estrategias. Es ahí cuando decanta de manera natural comenzar a trabajar la administración del tiempo.

Es necesario y beneficioso en todo ámbito de la vida, pero sobre todo en el sector productivo. La administración del tiempo trae consigo el incremento de la asertividad, es decir la buena gestión.

La buena gestión sucede cuando se reduce el porcentaje de falla y retrabajo. Si el tiempo para cada tarea está bien administrado, los resultados se optimizan. Entonces hablamos de más productividad en iguales horas de trabajo.

Quienes trabajan también estarán a gusto si se reducen errores y no se pierde tiempo en correcciones. Los trabajadores a gusto aumentan la asertividad y el buen trabajo. Todo se va a volver una rueda beneficiosa para el funcionamiento de la empresa.

Beneficios de la administración del tiempo

Para repasar te enumeramos a continuación los beneficios comprobados de la administración temporal. Son los principales, pero no los únicos. Seguro que de aplicar esta estrategia encuentres alguno más.

Acciones más eficientes

Principalmente vas a lograr que la asertividad sea parte de la rutina. ¿Qué significa? Que los procesos de producción sean ordenados y alcancen grados altos de optimización. 

Optimizar la gestión no sólo da mejores resultados en el producto final, sino que evita accidentes de trabajo, errores y gastos innecesarios. Síntomas fundamentales de una empresa sana y un proyecto que puede crecer.

Además vas a poder medir exactamente la productividad por segmentos, por cada tarea. Esta información estadística es muy valiosa en el momento de querer aplicar nuevas estrategias.

Menos retrabajos

Como decíamos antes, la administración temporal ordena la producción. Esto quiere decir que lo que debe realizarse es mucho menos vulnerable al error. 

Cuando suceden errores en una empresa es una molestia, pero no termina ahí. No es sólo que se produce un error y listo, sino que hay que corregirlo. 

Tener que retrabajar, como la palabra lo indica, es trabajar dos veces. Entonces, no sólo vas a perder el costo del producto o servicio que falló. La pérdida es doble: también la empresa va a perder el tiempo en hacerlo de nuevo.

Por supuesto que nadie está exento de accidentes o errores. Pero estas estrategias traen un aporte fundamental en este sentido: la definición de tareas y estandarización de los procesos.

Definiendo las tareas y segmentando el proceso productivo es más fácil detener un error a tiempo y no arrastrarlo empeorándolo. Incluso sabiendo exactamente dónde ocurre la falla vas a poder desarrollar una estrategia al respecto.

Mejora la calidad del trabajo

Todo esto influye directamente en los trabajadores y trabajadoras que realizan las tareas de tu empresa. La efectividad de la gestión, e incluso que sepan que considerás su bienestar, generará un buen ambiente laboral.

La buena calidad del trabajo afecta favorablemente a la producción de tu empresa a nivel interno. Pero también puede ser un factor de valor hacia afuera. 

Las corporaciones que son bien vistas por sus propios empleados aumentan su valor de mercado. Lo más común es que se quejen de tener que trabajar… Entonces, ¿quién podría negar la calidad de una empresa en la que sus trabajadores dicen que es agradable hacerlo? 

Estrategias de la administración del tiempo

Muy bien, ahora que conocés los beneficios de esta práctica ya es hora de saber qué estrategias implica. A continuación te vamos a enumerar algunas de ellas para que puedas incorporarlas, o corregirlas de ser necesario.

Lo principal que debés saber es que no podés hacer todo vos. La delegación de tareas es indispensable para poder optimizar el trabajo. 

Pero no es cuestión de asignar una tarea a cada uno como si nada. Vas a tener que sentarte con tu equipo o con quienes definan la estrategia y analizar habilidades y competencias.

Vas a encontrar así la tarea adecuada para el trabajador adecuado. Entonces, vas a generar que el beneficio se retroalimente. Naturalmente, se va a optimizar el tiempo.

Estamos hablando, por ende, de una buena planificación. Sí, la administración del tiempo es el motor de la planificación y el camino para la buena gestión.

Además de la división de tareas, vas a neceesitar tener en cuenta otros aspectos. Estamos hablando de plazos, metas, motivaciones y jerarquías, entre otras.

Esta última es muy importante para gestionar de manera adecuada el trabajo: establecer el orden jerárquico de las tareas y los puestos. Se trata no sólo de determinar quiénes responderán a cada área, sino también qué tareas se resuelven indiscutiblemente primero.

En ese sentido existen las llamadas quick wins. Estas son actividades rápidas que causan gran impacto. Tené en cuenta este concepto a la hora de definir prioridades.

Por otro lado, sobre todo haciendo foco en la administración del tiempo, debés establecer plazos. No seas ambicioso y pongas plazos cortos. Por el contrario debés ser realista y comprender cada tarea para estipular plazos justos.

De lo contrario va a parecer que no sabés realmente de qué se trata la tarea planificada. También te arriesgás a generar una presión innecesaria sobre quién o quienes desarrollen la tarea. Y en ese mismo sentido, aumentás la posibilidad de fallos.

Para poder administrar el tiempo de tu empresa es necesario que diversifiques la producción y la segmentes. Pero verás que no acaba ahí, para profundizar debés conocer al detalle cada una de esas tareas que se ramifican.

Además de los quick wins, deberás establecer metas que afecten de manera satisfactoria. Conocer el cumplimiento correcto de los plazos establecidos para la producción es motivador para quienes la ejecutan.

Así también te aconsejamos que de ser posible emplees algún premio o estímulo. Sin dudas que es satisfactorio para los trabajadores saber que lo están haciendo bien. Pero, ¿a quién no le gusta un premio o reconocimiento por su labor?

Puede ser remunerativo o cualquier otro tipo de reconocimiento. Pero es algo que no debe parecerte menor si buscás que se cumplan efectivamente los plazos que estás administrando.

En un sentido similar, dentro de la administración temporal, debés contemplar los descansos. Sí, parece contradictorio porque veníamos hablando de optimizar costos y plazos, pero la verdad que no lo es.

Una empresa, para aprovechar su tiempo, debe funcionar sanamente. Está comprobado que trabajadores a tiempo completo saturados producen menos que trabajadores relajados. 

Entonces, ¿por qué optarías por saturar a tu equipo en perjuicio de todos? Administrá los descansos de manera que sean motivadores de trabajo. Las empresas más importantes del mundo se destacan por este detalle.

Otra estrategia es que analices qué tareas pueden automatizarse. Hay algunas, dependiendo el tipo de actividad, que requieren atención personal. Pero otras pueden ser automáticas y no frenar la cadena de producción.

Por supuesto que cada actividad depara tareas distintas, pero a grandes rasgos las estrategias son similares. Es cuestión de adaptarlas.

Técnicas y métodos de administración de tiempo

Como resultado de la adaptación y profundización de las estrategias surgieron ciertos métodos y técnicas para administrar el tiempo. Te acercamos algunos de los más conocidos.

Kanban

El primero que te presentamos es el método Kanban, que surgió en 1940. Es un método de alta carga visual, su principal característica.

Se trata de un tablero, generalmente compuesto por columnas, que permite visualizar el proceso completo. Cada columna se supone que responde a una tarea específica del mismo, y entre las mismas se van ordenando las tareas.

Muy ligeramente podemos ejemplificar con un cuadro de cuatro columnas. Sin importar el rubro, imaginá una empresa que produce a pedido y se encarga de la entrega.

Iniciaría a la izquierda la columna “Pedidos”. Luego seguiría “En producción”, por ejemplo, y a su derecha “Listos para entrega”. Por último, cerraría la columna “Entregados”.

Así es muy fácil de supervisar el trabajo completo y evitar la procrastinación en cualquiera de las áreas. Se utiliza mucho en el rubro de la logística.

Método Pomodoro

Te comentamos antes que uno de los puntos más importantes en la administración del tiempo es el descanso. Bueno, el método Pomodoro es específicamente para fraccionar el tiempo entre trabajo y descanso.

Fue sugerido por el italiano Francesco Cirillo en 1988 representando su idea con un tomate cortado en rodajas. Tomate, en italiano, se dice pomodoro. 

La cuestión es cortar el trabajo total en fracciones y dejar un intervalo de descanso entre cada una. Así como se ve un tomate cortado en rodajas. Lo que notó Cirillo y los que siguen este método es que es mucho más ágil trabajar de a pasos que de corrido.

Método GTD

El método GTD refiere a las palabras en inglés Getting Things Done. En español sería algo así como “haciendo que suceda”. Esta técnica es más que nada utilizada por directivos o gente de puestos que realizan o supervisan varias actividades.

Busca crear un orden entre varias tareas, un flujo de distribución de las mismas y establecer las prioridades. Se centra específicamente en la distribución correcta de las tareas más allá de la complejidad de la demanda.

Conclusión

Si vas a crear tu propia empresa, o bien reestructurarla para mejorar su crecimiento, no pases por alto el tiempo. Además del capital, los empleados y demás, el tiempo es un recurso fundamental e indispensable.

Por eso es que existen las estrategias de administración del tiempo. Ninguna empresa que se desarrolle a gran escala puede saltarse este paso. 

Estas estrategias van a generar un aumento de la calidad de la gestión del trabajo. Si tu productividad aumenta y tu empresa es más efectiva, es también más competitiva.

Si bien no todas las empresas necesitan lo mismo porque los rubros pueden ser muy distintos, el tiempo siempre apremia. Conociendo los detalles fundamentales para optimizar el tiempo vas a poder desarrollar tu estrategia.

Además, contás con algunos métodos que ya vienen siendo aplicados hace años. Si te gustó alguno de ellos que no aplica directamente a tu proyecto, ¡es sólo cuestión de adaptarlo!

Así que a partir de ahora ya conocés la clave para desarrollar tu empresa como lo hacen los grandes. Recordá: al principio puede parecerte que no sea necesario, pero si tu intención es crecer, tarde o temprano lo será.

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