¿Preparados, listos? A planificar un evento

Pero, tranquilo. Si, organizar un evento es una tarea difícil, que trae dolores de cabezas, nervios e inseguridades, pero hay una serie de tips que pueden ayudarte a prevenir desastres y a que todo salga bien. Claro que antes, te recomendamos este sitio para capacitarte o tomar cursos online para contar con las herramientas necesarias y llevar adelante la tarea. 

Si no lo hiciste aún, lo primero que te diremos es que corras a buscar una capacitación corta que pueda darte las bases y puntos claves para no cometer errores. Si aún así no estás del todo convencido o cómodo con tu rol, tomá nota, vamos a darte una mano. 

• ¿Cuál es el fin del evento?

Como siempre, esta es la primera pregunta por hacer y la más importante por responder. No va a ser lo mismo organizar un evento de negocios para informar un nuevo socio, que una despedida de soltera. No sólo porque el primero no va a necesitar cotillón (o al menos no hasta muy entrada la noche), sino porque la organización no va atener ni punto de comparación.

De esta respuesta dependerá la imagen que elegirás mostrar. Aún en eventos sociales, esto es muy importante. Si sabés para qué querés hacer esta reunión, el mensaje que buscás dar y la experiencia que querés que los asistentes tengan, va a ser mucho más fácil de definir. Vas a ver el camino mucho más allanado.

• Planificaciones claras

Diseñá la experiencia que querés llevar adelante. El itinerario de actividades, la estética, los tiempos, las partes y el orden que tendrán. Esto es indispensable, una mala planificación puede ser la responsable de que todo el evento se convierta en un fiasco irremontable. Podes aprender a planificar correctamente en con la ayuda del podcast, por ejemplo, que están marcando una tendencia muy positiva a la hora de asentar conocimientos.

Este diseño no sólo deberá ser del momento del evento en sí, sino con la planeación y los días previos. Establecer prioridades, realizar los llamados necesarios, organizar un equipo, cronometrar y calendarizar todos los preparativos, son sólo alguna de las cosas que tenés que tener en cuenta para que todo este bien y bajo control al final del día cero. 

También es importante contar con el número claro de personas que van a participar. Por eso, una buena idea es enviar las invitaciones con 20 días de anticipación solicitando la confirmación de asistencia. El número de personas que estén presentes será un punto decisivo para el planeamiento y organización. 

Asigná responsables. Ser organizador de un evento significa hacerse cargo de muchísimas cosas. Y si bien tienes que controlar casi todo lo que te rodea, es indispensable poder encontrar personas responsables en las que confiar y delegar tareas. Como dicen, el que mucho abarca poco aprieta, y si pensás que podés hacerte cargo de todo vos sólo, lamentamos decirte que estás equivocado. 

• Conocé el lugar con tiempo

El espacio en donde vas a llevar adelante el evento es muy importante. Debe ser el correcto para la cantidad de asistentes, contar con las disposiciones convenientes según las actividades a llevar adelante y poder adaptarse a la estética y el tipo de jornada que estás pensando desarrollar. 

No es recomendable planificar todo y dejar el espacio físico en último lugar. Podés terminar llevándote una sorpresa y tener que cambiar todo a ultimo momento. Además, de él dependerá la decoración, el tamaño de las mesas, el orden del mobiliario y la disposición de las actividades. 

• Elegí comida acorde

El menú depende del target y del tipo de evento que vas a llevar adelante. ¿Menú de restaurants? ¿Canapés y tapas? ¿Pastelitos decorados? Todo tiene que estar pensado. Imaginate llegar a un casamiento de gala y que el menú sea hamburguesas. O una reunión de un banco que tenga pastelitos rosas sobre todas las mesas.

Además, tenés que prever contar con alternativas para personas con intolerancias o problemas como la celiaquía. Los menús vegetarianos hoy en día son obligatorios y si hay chicos, siempre tenés que tener un as bajo la manga. 

La bebida también es clave. Tiene que haber variedad y estar fresca. Y, por favor, nunca, nunca te olvides del hielo. No hay nada peor que la bebida caliente luego de horas de baile, o un Gin Tonic sin cubitos. Hay que ser precavidos con esos detalles, más vale que sobre y no que falte. Y, por último, siempre tenés que tener agua mineral disponible.

• Merchandising y branding

No importa qué tipo de evento, los invitados siempre festejarán llevarse un recuerdo. No es necesario que te mates pensando en souvenirs rebuscados y súper cargados como lo que eran los de los cumpleaños de quince de antes. 

Si estas planeando en una reunión de negocios, el branding es indispensable. Tu marca tiene que estar presente en todos lados, de forma sutil y formal. Carpetas, lapiceras, hojas membretadas, todo tiene que llamar a la identidad de la empresa. Ojo, en un punto justo. Puede que sea una buena opción contar con ayuda de un profesional para mantener la línea estética. 

Si en cambio es una reunión social, un presente puede hacer la diferencia. Desde la colocación de una cabina de fotos, hasta un box con comida. No es necesario que sea algo muy rococó, pensá en cosas simples y que puedan dejar una marca y un recuerdo. Lo importante es mantener la esencia de ese momento y no excederse. 

• Difusión y cobertura

Difundir el evento es algo indispensable sea cual sea su fin. Hay que lanzar las invitaciones con anticipación, si tienes un número establecido de personas que participarán, o los spots publicitarios para generar intriga y emoción por ser parte, si es que vamos a hacer una convocatoria abierta. La previa es clave para llevar adelante un evento exitoso. 

Todos pueden hacer una cobertura con sólo tener un celular en mano. Pero si querés tener un registro de calidad, contar con un equipo especializado es algo que vas a tener que tener presente. Esta cobertura puede servir como un recuerdo más sentimental, o como un registro o reporte al cual recurrir con el tiempo para poder revisar errores o tomar como referencia.

• Presupuesto

Si no sos amante de los números, solo vamos a decirte que quizá lo de organizar los eventos no es muy lo tuyo, o que por lo menos vas a necesitar ayuda. Con la velocidad con la que cambian los valores de las cosas en nuestro país, sumado a la emoción de hacer un momento inolvidable, tener en claro el presupuesto disponible no es algo menor. 

Asegurarte que contás con el dinero y apegarte a eso, va a evitarte muchos dolores de cabeza. También es una buena idea, dejar una reserva para imprevistos, que ya te anticipamos que van a suceder. Pero si tienes cubierta su posibilidad, sólo serán una anécdota para cuando pase el momento. 

Organizar un momento especial, sea cual sea el objetivo, es estresante. Así que, tratá de contar con un plan de contingencias para evitar o de prevenir todos los problemas que puedan llegar a surgir. Pero, sobre todo, no desesperes. Es muy fácil perder las riendas. Desde este lado te decimos que, de una u otra forma, todo puede solucionar, sólo hay que cambiar la perspectiva del problema.