Hacer cálculos sobre fechas y horas es muy complejo debido a que las unidades de medida no son las mismas. Una prueba sencilla es intentar, por ejemplo, calcular cuántos días pasaron desde el 4 de diciembre del 2015 y el 16 de agosto del 2017. Si quisiéramos hacerlo con papel y lápiz probablemente estaríamos un buen rato intentando resolverlo.
Sin embargo, Excel tiene una solución para este tipo de cálculos ya que cuenta con una fórmula especial en la que se estandarizan y enumeran las fechas.
A continuación te contamos cómo sacarle el máximo provecho a estas funciones con nuestros consejos.
Cómo manejar las fechas de forma sencilla
Para manejar las fechas, Excel las numera: internamente las almacena con un número de referencia y en secuencia, tomando como primera fecha válida el 1 de enero de 1900 y como última el 31 de diciembre de 9999. Toda fecha anterior o posterior no es tomada como válidas.
De esta forma, la fecha del 1/1/1900 tiene el número 1, el 2/1 el número 2 y así sucesivamente. Estos números, son denominados números de serie.
Pero Excel no nos deja visible este truco: cuando nosotros ingresamos una fecha en una celda que tiene el formato general, Excel la sustituye por su número correspondiente y, de inmediato, le aplica a la celda el formato Fecha. Todo es tan rápido que, si no conocemos el truco, no nos damos cuenta de nada.
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Si le pedimos a Excel que sume 45 días a la fecha 18/02/2017, simplemente sumará 42784+45, porque internamente el 18/02/2017 tiene el número 42748. 42784+45 nos da 42829, que es el número correspondiente al 04/04/2017.
Saber esto, nos permite comprender por qué muchas veces si tocamos algo por error esas fechas se convierten en filas interminables de números que poco parecen tener que ver con la fecha original. Si queremos saber qué número le corresponde a cada fecha simplemente cambiamos el formato "fecha" a "general" y nos dará el resultado: sumar entonces, será una simple cuestión de operación entre dos números similares olvidándonos de meses o años.
Cómo manejar horas
Para manejar las horas, Excel usa un sistema similar al de las fechas. Las horas son fracciones del día, y es por esto que Excel las distingue con decimales entre cero y uno. Por ejemplo, la hora 12 (que es la mitad de un día de 24 horas), es representada con el número 0,5. La hora 6:00:00, equivale para Excel al número 0,25 (la cuarta parte del día) y así sucesivamente.
Como un día se compone de 24 horas, para Excel, una hora equivale a 1/24, es decir: 0,0416666666666667. Si ingresas este número en una celda y luego le aplicas el formato de Hora, el número se mostrará como la hora 1:00:00.
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